ASSISTANTE ADMINISTRATIVE BILINGUE (ANGLAIS-FRANÇAIS) - - ABIDJAN

Termes de Référence
Assistante Administrative Bilingue (Anglais-Français)

Candidatures (CV et lettre) à envoyer à recrutement@aamp.org objet ASST_AAMPBR_2026.
Date limite : 10 juillet 2026.


Caractéristiques du poste
Intitulé du poste : Assistante Administrative
Niveau selon la grille conventionnelle nationale

Contexte et responsabilités
Organisation de santé publique dédiée à l’amélioration de la santé par la vaccination et la surveillance des maladies infectieuses recrute une assistante administrative pour son Bureau Régional à Abidjan, Côte d’Ivoire. Il s’agit d’un position de droit ivoirien dont les responsabilités sont résumées ci-après


I. GESTION ADMINISTRATIVE ET RESPECT DES PROCEDURES
 Gérer l'accueil et le planning du personnel du bureau d’ Abidjan (appels téléphoniques, visiteurs
 Assurer le respect des règles de fonctionnement du bureau y compris le respect des procédures d'achat ; alerter la Direction en cas de non-respect des règles ;
 Gérer les correspondance administratives et effectuer les opérations classiques de secrétariat : frappe, photocopie, ouverture et affectation du courrier, traitement des mails (réponse, transfert aux personnes concernées, classement et archivage de courrier et autres documents) ;
 Assurer la circulation de l'information entre les différents sites de l’organisation ;
 Servir de point focal pour le suivi de l’outil électronique de gestion des congés et des missions ;
 Rédiger les projets de notes internes et de lettres administratives notamment dans le cadre des interactions avec les Ministères des Affaires Etrangères et de la santé ;
 Établir ou mettre à jour les bases de données existantes des contacts du Bureau Régional ;
 Faire le suivi mensuel des stocks (produits, fournitures de bureau...) et gérer les achats ;
 Identifier et partager des outils et bonnes pratiques de gestion administrative et informatiques.

II. APPUI A LA GESTION DE PROJET
 Préparer et organiser les rencontres techniques et formations: agenda, convocation, préparation des kits participants, gestion logistique (salle, hébergement, déplacements, etc…) ; élaboration des comptes-rendus de réunions et suivi des points d’action ;
 Préparer et Organiser les missions terrain dans le respect des procédures : documentation (ordre de mission, lettre d’invitation, visas, etc..) des missions, gestion des déplacements et hébergements ;
 Assister les gestionnaires de projets et service de comptabilité dans leurs tâches administratives ;
 Effectuer la recherche de pro forma fournisseurs ;
 Aider les autres bureaux de l’organisation à gérer les missions du personnels en déplacement à Abidjan ;
 Participer à la communication projet et institutionnelle.

Qualifications et compétences
Ce poste requiert les aptitudes et les compétences suivantes : Adaptabilité, Dynamisme, Bon relationnel, Disponibilité, Autonomie, Polyvalence, Discrétion, Prise d’initiative et Rigueur
Langue : bilingue Anglais-français

Type de contrat et liens hiérarchiques
o Type de contrat : CDI
o Lien hiérarchique administratif : Direction Régionale
o Lien hiérarchique technique : Directeur et Responsables des Projets
o Liens fonctionnels : Equipes projet au bureau régionale et sur les autres sites
o Lieu de Travail : Bureau Régional, Abidjan (Côte d’Ivoire)



We are hiring: Administrative Assistant (Abidjan, Côte d’Ivoire)
Join a dynamic and mission-driven organization working at the forefront of public health in Africa.
As an Administrative Assistant, you will play a central role in ensuring smooth operations, supporting high-impact projects, and enabling effective coordination across teams and partners.
Your key responsibilities
• Coordinate daily administrative operations and ensure efficient office management
• Manage schedules, meetings, correspondence and information flow
• Organize workshops, trainings and internal meetings (logistics & reporting)
• Support project teams in planning and executing activities
• Coordinate travel and missions (documentation, logistics, follow-up)
• Maintain databases, administrative tools and ensure compliance with procedures
What we are looking for
• Strong organizational and multitasking skills
• Proactive, detail-oriented, and able to work independently
• Excellent interpersonal and communication skills
• Ability to thrive in a fast-paced, multicultural environment
• Fluency in French and English
Why join us? Be part of a growing organization shaping the future of health systems and vaccine access in Africa. Your work will directly contribute to impactful, continent-wide initiatives.